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GED E DATA ENTRY

Gestione e archiviazione documenti

Creare un archivio ottico dei propri documenti significa garantirsi, per un periodo di tempo pressochè illimitato, la perfetta conservazione degli stessi, la possibilità di trovarli senza dispendio di tempo e denaro, la possibilità di riprodurli quando è necessario in versione integrale e sempre originale, senza contare che si elimina il pericolo degli smarrimenti e aumentano notevolmente le garanzie di riservatezza.

Ma cos'è un documento ottico?

Un documento ottico è semplicemente una fotocopia computerizzata della pratica cartacea che riproduce tutti gli elementi presenti nel documento in un'unica immagine che all'occorrenza può essere stampata e vale come originale.
L'archivio ottico raccoglie e riordina tutte le "fotocopie" informatiche dei vostri documenti e consente di cercarli con delle semplici parole chiave. Le soluzioni GED rappresentano la forma più evoluta dei sistemi di archiviazione elettronica; con l'acronimo GED si indicano infatti l'insieme delle tecniche che consentono di archiviare, rintracciare e far circolare tra i vari uffici, tutti i documenti creati o ricevuti dall'azienda, nel modo più veloce ed economico possibile.

Al contrario della gestione manuale delle pratiche, che è causa di notevoli perdite di tempo (ed i cui esiti sono spesso incerti), tramite una soluzione GED si può accedere in pochi secondi al documento cercato, intendendo per "documento" non solo ciò che può essere acquisito con lo scanner, ma qualunque tipo di file (testo, immagini, suoni ecc...) possa essere generato da un elaboratore. Una GED correttamente realizzata permette di avere a disposizione un archivio virtuale di dimensioni praticamente illimitate oltre che (se necessario) protetto da sofisticati dispositivi di sicurezza. Inoltre non è più necessario tenere in circolazione gli originali; si evita così di smarrire o ricollocare erroneamente i documenti dopo averli utilizzati.

Altro aspetto importante è rappresentato dalla possibilità (grazie alle funzioni di Workflow) di suddividere i documenti elettronici tra gruppi di lavoro. Questa suddivisione non si limita ad una semplice distribuzione delle pratiche; si possono infatti assegnare le varie attività amministrative a più soggetti, seguendo un ordine di esecuzione predefinito e controllando a posteriori il lavoro svolto. In definitiva, con le soluzioni GED (la cui offerta è molto vasta e tale da soddisfare la maggior parte delle esigenze) le condizioni di lavoro migliorano nettamente, i rapporti con clienti e pubblico vengono resi più efficaci e i costi delle attività aziendali si riducono.

Data entry, dal cartaceo al digitale

La trascrizione in formato digitale di un documento permette di migliorare l'efficacia e l'efficienza dei processi aziendali, realizzando una sostanziale diminuzione dei costi.
La digitalizzazione di un documento permette di trasformare testi e informazioni, generalmente scritte su un supporto cartaceo (es.moduli, elenchi, tabulati, etc), in un supporto informatico scelto secondo le necessità operative ed informatiche di destinazione che permette una loro veloce gestione ed utilizzo.
Attraverso la digitalizzazione di documenti è inoltre possibile trasferire le informazioni ed i dati cartacei in file di immagine, come pdf, jpg, tif o in documenti modificabili, come word, excel o pdf. Il servizio comprende le attività finalizzate alla rilevazione di dati ed alla successiva conservazione degli stessi su supporti informatici. L'attività di data entry può comprendere, oltre all'inserimento dei dati commissionati dall'Azienda, anche l'archiviazione ottica dei documenti, ovvero l'indicizzazione delle immagini acquisite con il servizio di scansione.